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Les Flammes

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Due edizioni, due sale: un dispositivo VIP all’unisono

Châtelet 2024, La Seine Musicale 2025 e 2026. Programmi di invito distinti, placement protocollare sulla pianta reale, check-in all’arrivo.

  • edizioni consecutive3
  • invitati accolti2 500
  • degli invitati controllati all’ingresso100 %

Il cliente

Les Flammes è la cerimonia delle culture popolari. Riunisce artisti, personalità, media e partner nell’arco di una serata.

Il dispositivo è gestito dall’agenzia YARD, che ha scelto Evenizer per l’edizione 2024 al Théâtre du Châtelet e poi per le edizioni successive a La Seine Musicale.

Un artista solo sul palco delle Flammes, pareti di LED rosse e il pubblico in primo piano

Il punto di partenza: una serata in cui tutto si gioca in due ore

  • Più pubblici, più programmi. Artisti, partner, media, sponsor: ogni popolazione ha i suoi accessi, i suoi orari e le sue condizioni di accoglienza. Trattarli in un unico elenco significa gestire a mano le eccezioni.
  • Il placement mette in gioco la visibilità di ciascuno. In una cerimonia un posto non è una poltrona: è un campo di ripresa, un vicino, un’affinità o un’incompatibilità. Una griglia di foglio di calcolo non rappresenta una sala.
  • Gli arrivi sono concentrati. Tutti arrivano nella stessa finestra, poco prima dell’alzata di sipario. In quel momento una coda non è un fastidio operativo: è ciò che gli invitati ricorderanno.
  • Gli aggiustamenti proseguono fino all’ultimo momento. Un artista che si libera, un partner che aggiunge un nome, una personalità che annulla. Ogni movimento sposta un placement, che ne sposta un altro.

Con Evenizer

1. Programmi di hospitality distinti

Gli invitati sono suddivisi in programmi separati (artisti, partner, media, sponsor), ciascuno con le proprie regole. L’invio degli accessi è automatizzato in base allo stato dell’invitato e le conferme rientrano in tempo reale.
Gli organizzatori seguono lo stato reale del riempimento invece di ricostruirlo da risposte sparse.

2. Il placement sulla pianta reale della sala

Le piante delle sale sono integrate nella piattaforma. Il placement si fa per trascinamento, direttamente sulla sala, tenendo conto delle affinità e delle esigenze di visibilità.

3. Il check-in all’arrivo

Il giorno stesso l’accesso avviene tramite lettura del QR code dall’applicazione web, con monitoraggio degli ingressi in tempo reale. Le squadre di accoglienza sanno in ogni momento chi è arrivato e chi è atteso.
È anche il momento in cui il dispositivo produce il proprio dato: la presenza reale, invitato per invitato e programma per programma.

I risultati

  • Tre edizioni consecutive, in due sale diverse.
  • 2 500 invitati accolti, suddivisi in 4 programmi di hospitality.
  • 100 % degli invitati controllati in meno di un secondo all’ingresso.
  • Presenza reale misurata per programma, utilizzabile per il bilancio partner.
Per una cerimonia come Les Flammes, la gestione dei VIP richiede una precisione assoluta. Evenizer ci offre uno strumento efficace per gestire gli inviti VIP, garantire un placement perfetto e orchestrare un check-in senza intoppi. Un vantaggio decisivo per un evento di questa portata.
Matthieu NdiayeProject manager, Les Flammes

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