Come scegliere gli ospiti di una prestazione di hospitality
Organizzare una prestazione di hospitality (partita, concerto, palco, salotto o posto singolo) è un investimento strategico, da confrontare con qualsiasi altro investimento di marketing. È un momento privilegiato per rafforzare le relazioni, fidelizzare i partner, generare opportunità di business e valorizzare il vostro marchio.
Ma prima ancora di pensare ai posti, all’accoglienza o all’esperienza, si pone una domanda cruciale: chi invitare?
La selezione degli ospiti è uno dei temi più delicati nella gestione dell’hospitality. Tra priorità di business, equilibri politici, richieste interne, quote limitate, vincoli GDPR e obblighi di conformità, la semplice costruzione di una lista di ospiti può diventare un rompicapo.
In questo articolo condividiamo le chiavi per fare della selezione degli ospiti un processo chiaro, razionale e allineato ai vostri obiettivi.
Definire gli obiettivi prima degli ospiti
La selezione non comincia da un elenco di nomi, ma da una domanda semplice: perché organizziamo questa hospitality?
Gli obiettivi possono essere molteplici:
fidelizzare un partner strategico
ringraziare clienti chiave
accelerare i cicli di vendita
coinvolgere prospect individuati
mobilitare ambasciatori interni
rafforzare una relazione istituzionale
celebrare un successo o un lancio
sostenere uno sponsor, una federazione, un club
La scelta degli ospiti deve sempre discendere da un obiettivo misurabile. Un evento = degli obiettivi = una lista coerente.
Con Evenizer questa logica si formalizza grazie alle categorie, alle liste o allo storico dei vostri inviti.
Stabilire criteri di selezione chiari e trasparenti
Per evitare la sindrome del “chi ha chiesto cosa”, i solleciti informali, le tensioni interne o i favoritismi percepiti, definire dei criteri è essenziale.
Ecco i criteri più usati nelle organizzazioni mature:
Importanza di business
fatturato generato potenziale di crescita status di prospect strategico rinnovo in corso rischio di abbandono
Influenza e relazione
ruolo decisionale coinvolgimento nella relazione prescrittori importanti ambasciatori interni ed esterni
Contesto
affinità con l’evento (tematica, geografica) attualità del dossier opportunità puntuale presenza di altri partner
Conformità e vincoli
regole anticorruzione limiti ai vantaggi in natura trasparenza nel settore pubblico obblighi di giustificazione
Pertinenza
affinità reale con l’evento valore dell’esperienza per l’ospite
Coinvolgere i giusti interlocutori nel processo
Scegliere gli ospiti non dovrebbe mai avvenire in silo né da soli. Per essere efficaci bisogna coinvolgere i team:
commerciali
partnership
le risorse umane o la comunicazione interna (secondo l’evento)
la direzione
i responsabili della conformità
i responsabili hospitality ed eventi
La posta in gioco è limitare i doppioni, usare tutti i posti ed evitare il senso di ingiustizia percepita.
Grazie a Evenizer, ogni attore può proporre, motivare, approvare o rifiutare un invito in un flusso strutturato, il che rende più fluida la collaborazione.
Dare priorità e arbitrare: la chiave quando i posti sono pochi
Spesso le richieste di posti superano i posti disponibili. Un sistema di priorità e di arbitraggio è quindi indispensabile. Consigliamo tre metodi.
a) Attribuire un punteggio agli ospiti
Sulla base dei vostri criteri, assegnate un punteggio ai contatti.
b) Delegare le quote per squadra o reparto
Ognuno sa di quanti posti dispone ed è autonomo nell’utilizzarli rispettando le regole fissate.
c) Arbitrare le richieste
La scelta di un ospite può essere convalidata dalla gerarchia. Gli ospiti chiave o delicati vanno approvati su due livelli (per esempio commerciale più conformità). Evenizer facilita questa fase grazie ai flussi di approvazione, alla visualizzazione delle quote e alla classificazione automatica.
Tenere conto dei vincoli legali e regolamentari
Selezionare gli ospiti di una prestazione di hospitality non è solo una questione di buon senso: è anche una questione di conformità.
Gli obblighi possono comprendere:
regole anticorruzione (per esempio la legge Sapin II)
monitoraggio dei vantaggi in natura
tetti per persona o per organizzazione
tracciabilità degli inviti
motivazione della scelta degli ospiti
rispetto di una politica sui regali
rispetto del GDPR
Molte organizzazioni sottovalutano questi aspetti. Eppure una mancanza può costare molto caro.
Evenizer permette di automatizzare la tracciabilità, generare report di conformità e conservare le motivazioni, riducendo drasticamente i rischi.
Anticipare la disponibilità degli ospiti
Anche la migliore selezione può fallire se gli ospiti non sono disponibili. In materia di hospitality, invitando meno di sei settimane prima dell’evento si perde d’ufficio il 50 % dei partecipanti. Per questo è essenziale:
inviare un save the date
confermare rapidamente
sollecitare a intervalli regolari
proporre più date o più eventi
disporre di una lista di sostituti in ordine di priorità
tenere conto dei vincoli personali o geografici
Con Evenizer, inviti, solleciti e conferme sono automatizzati, il che riduce il tasso di no-show e ottimizza l’occupazione dei posti.
Misurare l’impatto: il segreto di una strategia duratura
La selezione non si ferma alla scelta degli ospiti. Il punto principale è misurare l’efficacia delle vostre scelte.
I KPI più seguiti:
rapporto tra inviti e risposte
tasso di presenza
soddisfazione degli ospiti
coinvolgimento dopo l’evento
coerenza tra obiettivi e risultati
Questi indicatori permettono di migliorare la selezione a ogni evento. I dashboard di Evenizer centralizzano e automatizzano la misurazione.
In sintesi, scegliere bene gli ospiti delle vostre prestazioni di hospitality è un fattore chiave di successo per la vostra strategia di relazioni pubbliche. Aprire la rubrica non basta.
Strutturando i criteri, coinvolgendo i giusti attori e usando strumenti adatti come Evenizer, la selezione diventa più efficace, giusta, trasparente, conforme e allineata agli obiettivi di business.
Un posto premium merita di meglio di un arbitraggio di corridoio.
Punteggi, quote per entità, approvazione a due livelli, tracciabilità: Evenizer rende la selezione leggibile e difendibile.
